APProVe ist eine open source Softwarelösung zur Projektverfolgung bei der Beantragung von Biomaterialien und klinischen Daten an der UCT Biobank.
Allgemeines
Am Universitätsklinikum Frankfurt ist die UCT Biobank die zentrale Einrichtung die Biomaterialien und dazugehörige klinische Daten von Tumorpatienten sammelt, lagert und verwaltet. Wissenschaftler erhalten Zugang zu den Biomaterialien und Daten für biomedizinische Forschungszwecke nach Einreichung einer Projektskizze, welche durch ein Scientific Board begutachtet und im Anschluss von der lokalen Ethikkommission bewilligt werden muss.
Dieser Prozess wird vom Projektmanagement-Team der UCT Biobank überwacht und begleitet. Bis 2018 wurden die papierbasierten Projektanträge in einer MS-Access Datenbank verwaltet und jede Änderung des Bearbeitungs- und Bewilligungsstatus via Telefon oder Email an die Wissenschaftler weitergeleitet. Dieses Verfahren war zeitaufwendig und für die Wissenschaftler wenig transparent.
Um die Abläufe für alle Beteiligten zu vereinfachen und die Projektverfolgung übersichtlicher zu gestalten, wurde APProVe entwickelt. Über die webbasierte open source Software können Wissenschaftler Projektskizzen erstellen und einreichen, den Bearbeitungsprozess einzelner Projekte verfolgen und erhalten eine übersichtliche Zusammenfassung über alle eigenen eingereichten Projekte (siehe Abbildung 1).
Auf der anderen Seite, ermöglicht APProVe dem Projektmanagement-Team die Bearbeitung und Verwaltung der Projektanträge, sowie die Kommunikation mit den Wissenschaftlern aus einer zentralen Software heraus, die es zudem ermöglicht Aufgaben und offene Punkte direkt im Projekt mit den Wissenschaftlern zu klären. Im ersten Schritt wurde APProVe als lokale Softwarelösung für die UCT Biobank in Frankfurt entwickelt und wird dort verwendet. Inzwischen wurde mit der Generalisierung der Software-Bausteine begonnen, sodass das Programm an die Begebenheiten in anderen Biobanken angepasst werden kann oder für die Verfolgung anderer Formen des wissenschaftlichen Projekt- oder auch Materialtrackings genutzt werden kann. Zusätzlich wird eine Schnittstelle geschaffen, so dass langfristig auch Kooperationsanfragen von außerhalb entgegengenommen und nach den lokalen Prozessen weiterbearbeitet werden können.
Das UCT-APProVe erreicht man unter https://approve.ibdf-frankfurt.de/
Neues Projekt einreichen
Zur Einreichung eines neuen Projektes müssen allgemeine Informationen, Kooperationen, ein Abstract, Informationen zu gewünschten Daten und Biomaterialen sowie zu ethischen Aspekten finanziellen Förderungen gemacht werden. Nur wenn alle Angaben vollständig hinterlegt sind kann das Projekt eingereicht werden (vollständig grüner Balken links). Es findet KEINE Zwischenspeicherung statt!!
Allgemeine Informationen
Zu hinterlegen sind:
- Titel und Laufzeit (in Monaten)
- Projektleitung (Verantwortliche Person für das Projekt)
- Schwerpunkt (Zuordnung zu den Tumorschwerpunkten des UCT)
- Kostenstelle (interne Kostenstelle oder Rechnungsadresse) -> wird für die Abrechnung der Erstellung des Ethikvotums (150€) verwendet
- Antragsart (Neuantrag, Folgeantrag, Verlängerung; weitere Spezifizierungen des Projektantrags möglich )
Kooperation
Zu hinterlegen sind Angaben zu den Kooperationspartnern sowie die am Projekt beteiligten Personen
Abstrakt
Zu hinterlegen sind spezifische Angaben zum Projekt:
- Hintergrund
- Zielsetzung
- Eigene Vorarbeiten
- Methoden
- Referenzen (bis zu 5 Angaben möglich)
Daten und Biomaterial
Hier sind genauere Informationen zu den angeforderten Daten und Biomaterialien zu hinterlegen
- Patientendaten:
- Welche Daten werden benötigt (Datensatz näher beschreiben)?
- Werden Daten aus der Tumordokumentation angefordert?
- Werden eigene Daten verwendet?
- Biomaterialien:
- Gewebeproben (Kryo-, FFPE-, Frischgewebe, Organoide)
- Flüssigproben (Knochenmark, peripheres Blut, Plasma, Serum, Urin, Liquor, Leukapheresat)
- Sonstiges
- Anzahl der Fälle
- Kommentare (möglichst genaue Beschreibung der angeforderten Materialien (Entität, Schnitte, Schnittdicke, Zellzahlen, …)
Ethik und Finanzierung
Ethische/datenschutzrechtliche Aspekte:
- Welche Patienteninformation und Einverständniserklärung soll verwendet werden (UCT oder eigene)
- Projektfinanzierung
- Ist eine Förderung geplant/vorhanden (Ist schon ein eigenes Ethikvotum vorhanden, so kann die entsprechende Nummer hinterlegt werden.)
Angaben zu Personen (Projektleitung oder Projektbeteiligte)
An Projekten beteiligte Personen können sowohl aus der angeschlossenen Nutzerdatenbank hinzugefügt werden oder händisch eingegeben werden.
Zunächst mögliche Personen IMMER in der Datenbank suchen und wenn möglich aus dieser hinzufügen. Erst wenn die Person nicht in der Datenbank gefunden werden könnte, sollte die Person händisch hinzugefügt werden.
